Pour chaque heure entamée dans le cadre d’une activité autorisée (et quantifiée dans les limites d’un maximum d’heures autorisées), l’exécuteur de la tâche (le « TRAVAILLEUR ») reçoit de l’UTILISATEUR un chèque ALE complet (constitué d’un TALON DETACHABLE et d’une souche complétés). Le TRAVAILLEUR conserve les chèques reçus, en constitue un « lot » qu’il met dans une enveloppe afin de le remettre à son organisme de paiement (l’ « OP ») ou son CPAS.

1. Contrôler la qualité / validité

Avant l’envoi des chèques à EDENRED pour obtention du remboursement, l’OP/CPAS vérifie la date de validité du chèque, la présence de la date de prestation et la présence de l’identité du travailleur.

2. Conserver les talons détachables

A ce stade, l’OP/CPAS conserve le TALON DETACHABLE de chaque chèque, de manière ordonnée (les TALONS d’une même REMISE sont regroupés).

Les TALONS doivent être conservés jusqu’au moment où le remboursement de la remise a été effectué (versement de la contre-valeur sur le compte bancaire de l’OP/CPAS). Si l’OP/CPAS n’a pas de contestation à formuler, elle peut les jeter.

3. Transmettre les chèques à EDENRED

Les chèques sont à renvoyer à Edenred et doivent toujours être accompagnés d’un BORDEREAU DE REMISE. Ce document est téléchargeable dans l’EXTRANET de l’OP/CPAS et reprend : les coordonnées de l’OP/CPAS, son n° d’affiliation chez EDENRED, son numéro de compte bancaire. L’OP/CPAS y indique le nombre de chèques renvoyés et leur valeur totale. L’OP/CPAS peut également y mentionner une référence (variable pour chaque remise) de maximum 25 caractères alphanumériques, et qui est communiquée, sur le justificatif, lors de chaque remboursement. Attention :

Les chèques doivent être renvoyés de manière ordonnée, rangés dans le même sens.
Les chèques ne doivent être ni agrafés, ni pliés, ni coupés.
Il ne faut rien indiquer dans la zone inférieure de lecture optique (pas de cachet ni aucune autre mention).

Les chèques doivent être renvoyés au plus tard dans les 6 mois qui suivent la fin de leur validité. Comment ?

1. Par envoi postal simple,

2. Par envoi recommandé,

3. Par la remise de ceux-ci à l’adresse suivante :

Edenred - Remboursement
Boulevard du Souverain 165 / 9 
1160 Auderghem

4. Via le service d’enlèvement des chèques d’EDENRED, au prix de 15 € (déduits du montant de la remise) pour toute remise de moins de 1.000 chèques et gratuitement pour des remises de plus de 1.000 chèques. La demande d’enlèvement s’effectue via le formulaire de contact dans l’EXTRANET de l’OP/CPAS.

Toute demande réceptionnée avant 10h30 donne lieu à un enlèvement le lendemain et toute demande réceptionnée après 10h30 donne lieu à un enlèvement le surlendemain.

Conseil : pensez à numéroter les boîtes/paquets/enveloppes si vous en remettez plusieurs (par exemple, pour 3 boîtes : 1/3, 2/3, 3/3) et à bien indiquer, sur chaque boîte, le n° d’enlèvement qui vous est communiqué par e-mail.

4. EDENRED procède aux contrôles et remboursement

A la réception de la remise, EDENRED vérifie que la date limite d’introduction des chèques est respectée et valide ensuite la remise. Un chèque périmé n’est pas remboursé (il est déduit du montant total à rembourser).

EDENRED procède au remboursement dans les 5 premiers jours ouvrables (J+4) à dater de la réception de la remise. Lors de chaque virement, l’OP/CPAS reçoit par e-mail un justificatif reprenant le nombre de chèques validés, la référence et le montant du paiement effectué par EDENRED.

En cas de divergence avec les mentions reprises sur le bordereau de remise, les résultats du comptage obtenus par EDENRED prévalent et font seuls foi. Toutefois, dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la date d’exécution du virement par EDENRED, l’OP/CPAS peut introduire par écrit auprès d’EDENRED une demande de vérification sous la forme d’un fichier sur base des talons détachables (conservés par l’OP/CPAS) et expédie ce fichier (EXCEL) pour nouvelle vérifications par EDENRED.